Peran Teknologi Informasi Untuk Negara Berkembang

Oleh : Mohammad Syarwani

1. Perubahan peranan teknologi informasi didalam organisasi merupakan sebuah transisi dari sebuah era industrialisasi ke era informasi dan jasa. Perubahan permintaan akan produk dan jasa berubah pada era ini jelas memberikan pengaruh bagaimana cara mengorganisasikan organisasi atau perusahaan dan bagaimana cara untuk menjadikan organisasi kompetitif.

2. Pada era setelah industrialisasi teknologi informasi (TI) dan pemanfaatannya secara efektif akan membuat pengembangan dan penelitian hanya membutuhkan waktu yang singkat sehingga mengakibatkan daur hidup produk lebih singkat. Hal yang sama juga terjadi pada advertensi dan distribusi akan menyebabkan pesaing menguasai pasar dengan lebih cepat dibandingkan sebelumnya. Keterbatasan geografi, jarak dapat diminimalkan dengan adanya perbaikan teknologi komunikasi dan transportasi. Pada umumnya individual even akan lebih sering terjadi dan lebih pendek dalam durasinya yang menstimulir tempo yang tinggi pada lingkungan.

3. Dalam prediksi teknologi baru dapat mengubah dan menambah power dari individu. Entreprenuer dapat mulai sebuah bisnis tanpa modal awal. Juga teknologi telekomunikasi yang memungkinkan orang untuk berpindah tempat kerja dari kantor ke cara kontrak kerja untuk lebih mendapatkan penghasilan yang lebih baik. Sebagai konsekuensi human action akan membentuk suatu network gabungan dari beberapa sistem atau 'metabusiness'. Akibat dari globalisasi membuat perusahaan memperluas usahanya dan akan mengakibatkan meningkatnya jangkauan dan range dari sistem, akibatnya lingkungan usaha secara signifikan menjadi lebih kompleks.

4. Kebutuhan akan perubahan dalam lingkungan yang kompleks mengakibatkan kompleksitas pengambilan keputusan untuk berubah dalam suatu organisasi. Sering organisasi yang merespon lingkungan yang kompleks tersebut akan menambah kompleksitas dari organisasi itu sendiri. Lapisan manajemen, prosedur dan kontrol bertambah, menjadi pemicu dari organisasi yang simpel strukturnya menjadi yang lebih kompleks membutuhkan peningkatan dari koordinasi dan mekanisme kontrol. Banyak organisasi besar saat ini seperti organisasi publik dan swasta tumbuh menjadi lebih besar dan lebih besar lagi, mereka menjadi kurang fleksibel dan responsif. Hal ini mengakibatkan meningkatnya birokrasi adalah situasi yang buruk untuk menyesuaikan dengan dinamisasi dari globalisasi, menurunnya keuntungan, meningkatnya kompetisi dan hal lainnya yang mengganggu stabilisasi status quo. Dampak dari kebutuhan untuk bereaksi dalam situasi tersebut, adalah perubahan yang radikal dalam teknologi dan proses organisasi atau di marketnya. Bagaimanapun sulit menyesuaikan keadaan tersebut dan pengambilan keputusan untuk brubah adalah sulit.

5. Peranan teknologi informasi) untuk memperbaiki pelaksanaan organisasi di negara-negara berkembang, mempunyai potensi yang sangat baik. TI mampu membawa kepada peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja yang lebih besar, serta penigkatan terhadap kuantitas dan kualitas hasil kerja organisasi.

6. Didalam konteks ini, adalah penting untuk melihat fokus utama TI sebagai usaha untuk mengurangi (pada tahap paling minimum) rantai proses kerja. Melalui penghapusan secara besar-besaran beberapa tahap rantai kerja yang tidak memberikan nilai tambah dan ini akan mengurangi delay diantara tahap proses kerja. TI membantu dalam hal ini karena ia mampu merealisasikan aspek-aspek logico-rational didalam praktek kerja yang sesungguhnya. Melihat pada fokus meminimumkan pada hal ini atas usaha mengurangi pemborosan didalam sistem kerja dengan membawa kondisi informasi, keputusan dan kerja tanpa mengambil keseluruhan dari pelaksanaan suatu organisai bukan suatu hal yang mudah.

7. Dengan mengambil contoh, peningkatan biaya operasi akibat kehilangan waktu dan tenaga serta pelayamam kepada masyarakat yang kurang baik dalam sistem kerja organisasi seperti Perum Kereta Api, Jasa Bank, Bis Umum, Jasa Asuransi, Departemen-departemen pemerintah. Jika proses perbaikan dan perawatan kendaraan dan peralatan pada Perum KA serta bengkel-benkel Bus umum, tidak dilakukan perbaikan segera, akibatnya terlihat pada penjadwalan yang sering berubah-ubah, tingginya keperluan terhadap perkakas dan tenaga mekanik, serta ketidak nyamanan kepada pengguna. Hal ini kerap berlaku disebabkan kekurangan tenaga-tenaga yang berpengalaman dan prosedur kerja yang sudah usang. Keadaan yang sama juga berlaku pada proses permohonan pinjaman di bank, memproses polis dan penyelesaian tuntutan pada jasa asuransi dan bidang lainnya memerlukan waktu penangan yang lama.

8. Keadaan yang sama di dalam sistem birokrasi pemerintah yang lebih besar termasuk departemen-departemen yang terlibat dengan indutri, keuangan, energi, transportasi, pembangunan didaerah rural dan sebagainya, pada level propinsi maupun pada pemerintahan pusat, mengalami kelambatan dalam mengambil keputusan akibat ketidak spakatan didalam membuat keputusan yang berkenaan dengan kebijakan-kebijakan penting, proyek-proyek dan program-program merupakan hal yang biasa terjadi. Hal itu terjadi karena penangguhan-penangguhan yang terjadi pada beberapa level dimulai dari draft proposal ke mereka yang berkepentingan untuk membaca, mengkaji dan menilai kemudian diteruskan melalui beberapa hirarki dalam sebuah organisasi. Dan pada setiap tingkat dokumen tersebut perlu menunggu untuk beberapa waktu yang dapat mencapai masa berhari-hari sampai berminggu-minggu. Hal ini akan mengakibatkan pada biaya proyek yang tinggi dan juga menghambat kelancaran suatu proyek. Akibat-akibat lainnya tidak tercapainya rencana dan jadwal yang telah ditetapkan. Hal tersebut akan membuat imej jelek terhapad pemrintah dan administrasi. Bagaimanapun, situasi tersebut dapat diatasi dengan bantuan Image Technology dan work flow sofware.

9. Image Technology adalah suatu cara dimana dokumen-dokumen kertas kerja yang diperlukan dapat didistribusikan secara elektronik melalui scanner dan akan muncul secara elektronik pada monitor komputer para pekerja ditempat kerja masing-masing. Sebagai ganti penggunaan catatan tambahan pada kertas, pesan elektronik dapat melampirkan dokumen melalui proses tersendiri. Dari pada menggunakan lembar-lembar kertas yang menumpuk, dokumen-dokumen yang penting dapat dengan lampirannya dapat disimpan secara digital. Dengan Image Technology, kita mendapatkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut; penghapusan penggunaan kertas, akses dokumen yang lebih beragam, pencarian dan pengumpulan dokumen dengan segera, penghilangan proses fotokopi, kemudahan untuk mendapatkan informasi, pada bahasa yang mudah "file room at one's finger tips', mengurangi aspek-aspek penyetoran, penyimpanan dan mencari serta mendapatkan fakta secara mudah.

10. Work flow software, dapat mengendalikan dan mengarahkan terus kepada perjalanan dokumen dari satu bagian-kebagian yang lain menurut prosedur operasi yang telah ditetapkan. Hal tersebut mengingatkan pihak-pihak tertentu dan dalam waktu yang sama diberikan peringatan kepada pihak lain yang berkaitan dengan operasi tersebut seperti mengenai waktu untuk melihat kembali operasi tersebut dan memasukkan komentar-komentar untuk penilaian atas operasi berikutnya yang berkaitan dengan operasi tersebut. Dokumen-dokumen itu secara elektronik didistribusikan kebeberapa tempat/pusat dengan segera untuk proses persetujuan. Proses untuk membuat keputusan bukan saja akan bertambah efisien dan cepat juga bertambah transparant. Pekerjaan yang tertunda juga mampu dilanjutkan dan diselesaikan dengan mudah.

11. Penciptaan atas suatu kemudahan mengakses "satu sumber informasi" yang sama dalam konteks persetujuan "joint venture" antara perusahaan di dalam dan di luar negeri adalah suatu pekerjaan yang dapat memanfaatkan keuntungan dengan mengaplikasikan TI. Kemudahan seperti itu sangat penting untuk mengembangkan keselarasan bidang industri di sebuah negara dalam melakukan tawar-menawar mengenai aspek tempat, aspek infrastruktur, waktu pelaksanaan proyek dan penilaian akan dampak atas lingkungan. Perhatian seperti itu akan mengakibatkan ketersediaan data dan informasi yang relevan. Di dalam konteks ini kemudahan untuk memdapatkan satu sumber informasi menuntut dukungan dari data base, expert system dan penyediaan arsitektur client server.

12. Penelitian yang sama juga dapat diaplikasikan atas terciptanya satu sumber informasi untuk para petani yang akan membantu mendapatkan pengetahuan mengenai hal-hal teknologi pertanian, pinjaman untuk modal, informasi dari pemerintah, dan input-input produksi. Sistem seperti itu bagaimanapun dapat dibuat jika didukung oleh jaringan komputer yang lebih luas (WAN) pada tingkat daerah atau wilayah. Ketidakadaan dukungan dari Teknologi Informasi ini akan menjadikan suatu sumber informasi tidak dapat berfungsi dan tidak akan mampu merealisasikan tujuan yang dikehendaki semula. Keefektifan bagaimanapun amat bergantung kepada rancangan yang sesuai untuk berbagai peranan, peraturan dan prosedur-prosedur. Penggunaan BPR secara lengkap sangat diperlukan oleh industri besar di Indonesia. Dengan perekonomian Indonesia yang sudah berkembang secara global, pertumbuhan dan perkembangan organisasi-organisasi industri di Indonesia bergantung kepada kemampuan mereka untuk bersaing secara nyata di dalam negeri dan pasaran di luar negeri, berdasarkan keunggulan biaya dan kualitas. TI adalah sangat diperlukan dalam hal ini. Tanpa TI organisasi-organisasi ini akan gagal untuk mendapatkan margin keuntungan yang diperlukan untuk persaingan. Organisasi-organisasi terutama dunia industri di Indonesia perlu belajar, melihat dengan lebih dalam dan mempraktekan TI, termasuk pendekatan sistem, suatu pemikiran yang dapat difungsikan untuk bermacam masalah, visi yang lebih jauh lagi adalah berani mengatakan perubahan dan perancangan ulang, hal-hal yang dijadikan benchmarking (rujukan), dan reengineering proses-proses kerja.

13. Di negara berkembang kemungkinan untuk mendapatkan apa yang diinginkan melalui peran TI adalah sangat besar. Sebagai informasi bahwa ada 20 % hingga 40 % pekerjaan yang tidak produktif di organisasi-organisasi atau perusahan-perusahaan disuatu negara berkembang.